Veelreizigers van de UM krijgen een persoonlijke NS-Business Card. Hiervoor is door de vakgroep of eenheid een selectie gemaakt op basis van zakelijk reisgedrag. Medewerkers die geen persoonlijke NS-Business Card ontvangen en medewerkers van het azM kunnen voor zakelijke treinreizen gebruik maken van de Afdelings NS-Business Card die bij het secretariaat te verkrijgen is. 

De geldigheidsduur staat vermeld op de NS-Business Card.

Medewerkers van de UM maken vanaf 1 november 2011 voor zakelijke treinreizen gebruik van de persoonlijke NS-Business Card of de afdelingskaart. 

Medewerkers van het azM maken vanaf 1 april 2012 voor zakelijke treinreizen gebruik van de NS-Business Card. Het is vanaf dat moment niet meer mogelijk op papieren treinkaartjes te gebruiken voor zakelijke treinreizen.

De Persoonlijke NS-Business Card is een persoonsgebonden en op naam gestelde NS Businesscard. De Afdelings NS-Business Card is een afdelingsgebonden kaart. Iedereen van de afdeling kan voor de zakelijke treinreizen van deze kaart gebruik maken. De Afdelingskaarten zijn beschikbaar bij het secretariaat van de afdeling.

Op dit moment is het nog niet mogelijk de aangeboden producten aan te bieden via één kaart. De NS en het Programmabureau Maastricht-Bereikbaar hebben zich als doel gesteld om op termijn de producten te bundelen op één kaart.

De Maastricht-Bereikbaar OV-chipkaart is een persoonlijke kaart waarmee u privé kunt reizen. De NS-Business Card gebruikt u voor zakelijke treinreizen.

De NS-Business Card is uitsluitend bedoeld voor zakelijke treinreizen. Een zakelijke reis is een verplaatsing van de werknemer in opdracht van de leidinggevende om buiten de plaats van tewerkstelling werkzaamheden te verrichten. Het is dus niet toegestaan de kaart te gebruiken voor uw woon-werk verplaatsing. Ook het gebruik van andere vervoersvormen dan de trein (bijvoorbeeld bus, OV-fiets, P+R en Greenwheels) is niet toegestaan.

Oneigenlijk gebruik van de kaart zal worden verhaald op de werknemer waarbij de werkgever gerechtigd is de kaart onmiddellijk in te nemen en de kosten te verrekenen met aan de werknemer te verrichten betalingen. Ten aanzien van de werknemer die de kaart oneigenlijk gebruikt kunnen disciplinaire maatregelen worden getroffen.

Alleen van toepassing voor gebruikers van een Persoonlijke NS-Business Card. Gebruikt u een Afdelings NS-Business Card is dan is in- en uitchecken al geactiveerd.
 
Reist u alleen met de NS dan kunt u gebruik maken van in- en uitchecken op het station. Vooraf uw reis boeken is dan niet nodig. Om gebruik te kunnen maken van in- en uitchecken moet u deze optie eenmalig aanvragen en activeren. Dat werkt als volgt:
 
Stap 1: In- en uitchecken aanvragen
Vraag in- en uitchecken online aan via https://www.ns.nl/reizenopsaldo/activeerbccicu
 
Stap 2: In- en uitchecken activeren
U activeert vervolgens uw aanvraag bij de NS-kaartautomaat op het station of bij één van de overige ophaalpunten voor de OV-chipkaart. Kijk op www.ov-chipkaart.nl/adresvindervoor een overzicht van de ophaalpunten.
 
Stap 3: Comfortabel reizen met de trein
Nadat u bovenstaande stappen heeft doorlopen, kunt u met uw NS-Business Card direct zakelijke treinreizen maken. Zolang u met de NS reist, hoeft u met uw NS-Business Card alleen in te checken op uw beginstation en uit te checken op uw eindstation. Vergeet niet uit te checken, want anders kan uw ritprijs niet berekend worden en wordt een correctietarief in rekening gebracht.

Als u een deel of het gehele traject met een regionale vervoerder aflegt (Veolia, Connexxion, Arriva en Syntus) dient u de gehele reis vooraf te boeken via www.ns.nl/mijnnszakelijk of via 0900 - 204 2000 (€ 0,10 p.m.). Zorg er in dat geval wel voor dat u niet in- en uitcheckt, want anders wordt de reis twee keer in rekening gebracht. De NS-reislplanner geeft aan met welke vervoerder(s) u zal reizen.

Neen, als u samen reist met een collega of collega’s dient iedere collega zijn eigen NS-Business Card te gebruiken.

De NS-Business Card wordt standaard uitgereikt in de modus zoals aangevraagd. Daar zit u niet aan vast. Als u graag van reisklasse wilt wisselen kan dat via www.ns.nl/businesscard “Direct regelen”. U kunt ook de door u gewenste reisklasse zelf bepalen bij het aanvragen van in- en uitchecken. Daarna activeert u de nieuwe reisklasse bij een NS-kaartautomaat op het station (kies ‘ophalen en bestellen’) of bij één van de overige ophaalpunten voor de OV-chipkaart.

De NS-Business Card is uitsluitend bedoeld voor zakelijke treinreizen. Een zakelijke reis is een verplaatsing van de werknemer in opdracht van de leidinggevende om buiten de plaats van tewerkstelling werkzaamheden te verrichten. Het is dus niet toegestaan de kaart te gebruiken voor uw woon-werk verplaatsing. Ook het gebruik van andere vervoersvormen dan de trein (bijvoorbeeld bus, OV-fiets, P+R en Greenwheels) is niet toegestaan.
 
Oneigenlijk gebruik van de kaart zal worden verhaald op de medewerker waarbij de Universiteit Maastricht gerechtigd is de kaart onmiddellijk in te nemen en de kosten te verrekenen met aan de medewerker te verrichten betalingen. Ten aanzien van de medewerker die de kaart oneigenlijk gebruikt kunnen disciplinaire maatregelen getroffen worden.

Neen, u kunt alleen gebruik maken van treinreizen. Er kan geen gebruik worden gemaakt van producten en diensten zoals OV-fiets, Greenwheels, NS-scooter, fietsenstallingen, (trein)taxiritten, P+R parkeerterreinen.

Als u een deel of het gehele traject met een regionale vervoerder aflegt (bijvoorbeeld Veolia, Connexxion, Arriva en/of Syntus) dan dient u de gehele reis vooraf te boeken. Het secretariaat van uw afdeling draagt zorg voor het beheer van de Afdelingskaarten. U kunt uw reis dus boeken in afstemming met het secretariaat.
Boeken kan op twee manieren:

1. online via Mijn NS Zakelijk. Het secretariaat van uw afdeling beschikt over de inloggegevens voor de Afdelings NS-Business Card die u gebruikt. Heeft het secretariaat nog geen account aangemaakt voor de Afdelingskaart dan kunnen ze de instructie raadplegen. Deze instructie bevat ook uitleg over het boeken van reizen.
2. Telefonisch via 0900 - 204 2000 (€ 0,10 p.m.).

Als u een deel of het gehele traject met een regionale vervoerder aflegt (bijvoorbeeld Veolia, Connexxion, Arriva en/of Syntus) dan dient u de gehele reis vooraf te boeken. Boeken kan op twee manieren:

Online via Mijn NS Zakelijk. Volg de volgende stappen:

1. Ga naar www.ns.nl/mijnnszakelijk. Heeft u al een Mijn NS Zakelijk inlogaccount dan kunt u direct inloggen met uw e-mailadres en wachtwoord. Nog geen inlogaccount? Dan dient u deze eerst aan te maken en te activeren. Ga naar https://www.ns.nl/mijnnszakelijk/migratieen klik op ‘Activeren account Mijn NS Zakelijk’ en volg de instructies op het scherm.
2. Nadat u bent ingelogd komt u in het startscherm. Kies onder ‘direct regelen’ voor de optie ‘Treinreis àdirect reis boeken’.  Selecteer vervolgens uw kaart. Vervolgens komt u terecht in het boekingsportaal. Als u de Persoonlijke kaart voor het eerst gaat gebruiken dan krijgt u mogelijk na het selecteren van uw kaart eerst nog het verzoek om uw pincode te wijzigen. Dit is eenmalig.
3. U bevindt zich nu in het boekingsportaal. U kunt nu uw reis boeken.
4. Telefonisch via 0900 - 204 2000 (€ 0,10 p.m.).

Bij het aanvragen van in- en uitchecken voor uw Persoonlijke NS-Business Card geeft u aan of u 1e of 2e klas met de trein reist. Reist u met een Afdelings NS-Business Card dan is de reisklasse bij bestelling opgegeven. U kunt de reisklasse altijd omwisselen. Zowel van 1^e naar 2^e klas als van 2^e naar 1^e klas. Dit kan op een aantal manieren. Maakt u gebruik van een afdelingskaart dan kunt u dit laten doen via het secretariaat van uw afdeling.

• Online via wisselen van reisklasse. Daarna activeert u de nieuwe klasse aan de NS-kaartautomaat op het station (kies: ophalen bestelling) of bij één van de overige ophaalpunten voor de OV-chipkaart.
• Online via uw Mijn NS Zakelijk account. Log in met uw e-mailadres en wachtwoord en kies in het startscherm onder ‘direct regelen’ voor de optie ‘2^e naar 1^e klas, of andersom àklassewissel aanvragen’.
• Wilt u uw reisklasse voor één dag wisselen? Hiervoor kunt u direct terecht bij de NS-kaartautomaat op het station. U houdt uw kaart voor een lezer van een NS-kaartautomaat en toetst daarna op ‘reisklasse wisselen’. U kiest de gewenste reisklasse en houdt de kaart weer voor de lezer. De reisklasse is nu gewisseld tot 4 uur ’s nachts.

Zowel online via Mijn NS Zakelijk als telefonisch via 0900-2042000 (0,10 euro p.m.) kunt u bij het boeken van uw reis de gewenste reisklasse opgeven.

U kunt op twee manieren reizen met uw NS-Business Card:

• Reist u alleen met de NS, dan kunt u met uw NS-Business Card gewoon in- en uitchecken op het station. Heeft u een Persoonlijke NS-Business Card dan dient wel eenmalig in- en uitchecken op uw NS-Business Card te activeren (lees de instructie hieronder). Op de Afdelings NS-Business Card is in- en uitchecken al geactiveerd.
• Als u een deel of het gehele traject met een regionale vervoerder aflegt (bijvoorbeeld Veolia, Connexxion, Arriva en/of Syntus) dan dient u de gehele reis vooraf te boeken. Dit kan online via Mijn NS Zakelijk (www.ns.nl/mijnnszakelijk) of telefonisch 0900 - 204 2000 (€ 0,10 p.m.). Zorg er in dat geval wel voor dat u niet in- en uitcheckt, want anders wordt de reis twee keer in rekening gebracht.

Van verlies of diefstal van uw NS-Business Card maakt u direct melding bij de Klantenservice van Maastricht-Bereikbaar. De klantenservice is te bereiken van maandag tot en met vrijdag van 09:00 uur tot 21:00 uur, op het nummer 043-799 94 09 of per e-mail via klantenservice@maastricht-bereikbaar.nl. Maastricht-Bereikbaar zal uw kaart door de NS laten blokkeren en een duplicaat aanvragen.

Als u vergeet uit te checken kunt u dit alsnog doen op dezelfde dag. Wilt u gelijk daarna weer inchecken voor een volgende rit, dan kan dit na 3 minuten wachttijd. Als u niet uitcheckt, wordt een correctietarief (variërend van €10 tot €65) in rekening gebracht.

Indien een poortje of paaltje niet werkt, dan dient u een ander poortje of paaltje te zoeken en in te checken. Indien alle poortjes of paaltjes op een station niet werken, dan kunt u de reis alsnog telefonisch of via internet boeken (of een papieren vervoerbewijs kopen).

Meld dit bij de klantenservice van Maastricht-Bereikbaar via 043-799 94 09 of per mail aan klantenservice@maastricht-bereikbaar.nl. Er wordt een correctietarief in rekening gebracht. Uw contactpersoon kan een verzoek tot restitutie indienen.

Als u overstapt van een NS-trein naar een andere NS-trein hoeft u tussentijds niet in- en uit te checken. Stapt u over op een andere treinvervoerder, dan moet u uitchecken bij de NS. Het vervolg van de reis met een andere vervoerder moet vooraf geboekt worden. In dat geval is het handiger om de hele reis vooraf te boeken zodat u nergens hoeft in- en uit te checken. U voorkomt hiermee ook dat er een dubbel opstaptarief in rekening wordt gebracht. 

Als u een deel of het gehele traject met een regionale vervoerder aflegt (Veolia, Connexxion, Arriva en Syntus) dient u de gehele reis vooraf te boeken via www.ns.nl/mijnnszakelijk of via 0900 - 204 2000 (€ 0,10 p.m.). Zorg er in dat geval wel voor dat u niet in- en uitcheckt, want anders wordt de reis twee keer in rekening gebracht. De Ns-reisplanner geeft aan met welke vervoerder(s) u zal reizen.

Ja, via internet of telefoon kunnen meerdere reizen worden geboekt door de NS-Business Card houder.

Online via Mijn NS Zakelijk of telefonisch via 0900-2042000 (0,10 euro p.m.) kunt u of het secretariaat (in geval van een afdelingskaart) een geboekte reis wijzigen of annuleren. Hiervoor gelden de volgende regels:

• Een reis ná 9.00 uur, kunt u op de reisdag tót 9.00 uur annuleren of wijzigen.
• Een reis vóór 9.00 uur, kunt u de dag vóór vertrek tot 22.00 uur wijzigen of annuleren.

Uw reisgegevens kunt u bekijken via Mijn NS Zakelijk. Volg de volgende stappen:

• Ga naar www.ns.nl/mijnnszakelijk. Heeft u al een Mijn NS Zakelijk inlogaccount dan kunt u direct inloggen met uw e-mailadres en wachtwoord. Nog geen inlogaccount? Dan dient u deze eerst aan te maken en te activeren. Ga naar https://www.ns.nl/mijnnszakelijk/migratie en klik op ‘Activeren account Mijn NS Zakelijk’ en volg de instructies op het scherm.
• Nadat u bent ingelogd komt u in het startscherm. Kies in het menu aan de linkerkant van uw scherm voor de optie ‘Mijn NS Business Card’. U ziet nu een overzicht van de gegevens van uw NS-Business Card.
• Kies voor de optie ‘Toon alle transacties’. U krijgt dan een overzicht te zien van al uw reizen.

 
Let op: Treinreizen zijn circa 2 dagen na reisdatum zichtbaar in dit overzicht. 

Het secretariaat van uw afdeling draagt zorg voor het beheer van de Afdelingskaarten. Het inzien van uw reisgegevens doet u dus via het secretariaat. Zij kunnen online via Mijn NS Zakelijk de reisgegevens inzien. Het secretariaat van uw afdeling beschikt over de inloggegevens voor de Afdelings NS-Business Card die u gebruikt. Voor het aanmaken van een account en het inzien van transacties kan het secretariaat de instructie raadplegen. 

Uw NS-Business Card is gekoppeld aan een vaste kostenplaats of ordernummer. Daar worden alle kosten van de door u gemaakte reizen naar doorbelast. Wilt u een bepaalde reis ten laste laten komen van een andere kostplaats of ordernummer dan kunt u uw kostenplaats of ordernummer wijzigen. Hoe u dat doet is afhankelijk van de manier van reizen:
 

• U reist met check-in en check-out: het wijzigen van de kostenplaats of ordernummer doet u achteraf via het transactieoverzicht op Mijn NS Zakelijk. Volg de volgende stappen:
•  Ga naar www.ns.nl/mijnnszakelijk. Heeft u al een Mijn NS Zakelijk inlogaccount dan kunt u direct inloggen met uw e-mailadres en wachtwoord. Nog geen inlogaccount? Dan dient u deze eerst aan te maken en te activeren. Ga naar https://www.ns.nl/mijnnszakelijk/migratieen klik op ‘Activeren account Mijn NS Zakelijk’ en volg de instructies op het scherm.
•  Nadat u bent ingelogd komt u op het startscherm. Kies onder ‘direct regelen’ voor de optie ‘Kenmerk aan reis toevoegen àreis selecteren’.  Selecteer vervolgens uw kaart om een overzicht te krijgen van de gemaakte reizen. Let op: Treinreizen zijn circa 2 dagen na reisdatum zichtbaar in dit overzicht.
•  Klik bij de reis waarvoor het kenmerk moet worden gewijzigd op ‘kenmerk toevoegen’ en vul hier de kostenplaats of ordernummer in. Klik op ‘Opslaan’.
• U boekt u reis vooraf. In dit geval dient u bij het boeken van de reis al de gewijzigde kostenplaats of ordernummer op te geven. Boekt u online via Mijn NS Zakelijk dan kunt u in het boekingsportaal de gewijzigde kostenplaats of ordernummer opgeven bij het veld ‘kenmerk'.

 
Let op! Voer in het veld ‘kenmerk’ uitsluitend de kostenplaats of het ordernummer in. Gebruik geen puntjes, komma’s, spaties of toelichtende tekst, het kenmerk wordt namelijk direct ingelezen in de financiële administratie. 

Het secretariaat van uw afdeling draagt zorg voor het beheer van de Afdelingskaarten. Het wijzigen de kostenplaats of ordernummer doet u dus via het secretariaat.  Zij kunnen dit online via Mijn NS Zakelijk doen. Het secretariaat van uw afdeling beschikt over de inloggegevens voor de Afdelings NS-Business Card die u gebruikt. Voor het aanmaken van een account en het wijzigen van de kostenplaats of ordernummer kan het secretariaat de instructie raadplegen. 

Dit is helaas niet mogelijk. Wilt u toch standaard reizen op een andere kostenplaats of ordernummer dan moet een vervangende kaart worden aangevraagd.

De rekening wordt maandelijks naar de UM gestuurd. Uw NS-Business Card bevat een persoonlijk kenmerk (kostenplaats of ordernummer), waardoor de factuur automatisch ten laste komt van uw eenheid.

De kosten van de reis die met de NS-Business Card wordt gemaakt, zijn gelijk aan de standaard NS tarieven (in de daluren reist u met een korting van 20%).
Voor het gebruik van de kaart worden geen kosten in rekening gebracht (feitelijk wordt een opslag van 4% gehanteerd, maar de UM krijgt tegelijkertijd ook 4% korting op de reiskosten).

Elke NS-Business Card is standaard gekoppeld aan een (SAP-) kostenplaatsnummer of (SAP-) ordernummer, waarop de kosten van elke reis die met deze kaart wordt gemaakt, normaliter terecht moeten komen. Heeft u bij het boeken van de reis of achteraf (bij in- en uitchecken) aangegeven dat een bepaalde reis ten laste moet komen van een andere kostenplaats of ordernummer, dan wordt dat nummer gebruikt in plaats van de standaard aan de kaart gekoppelde kostenplaats of ordernummer. Hoe u de kostenplaats of ordernummer kunt wijzigen bij boeken of na de reis (bij in- en uitchecken leest u onder het kopje ‘Wijzigen van kostenplaats of ordernummer’.

Op grootboekrekening 43360 Treinkaartjes / OV abonnementen zal voor elke gemaakte reis een boekingsregel zichtbaar zijn. In de boekingsregel zal terugkomen: kaarthouder (of personeelsnummer), datum en beschrijving van de reis. Voor ordernummers die een B of E hebben, wordt de BTW apart behandeld (niet geboekt op het ordernummer maar teruggevorderd van de belastingdienst, respectievelijk apart op order zichtbaar gemaakt op kostensoort 43495).

Ja. De UM krijgt van de NS elke maand ook een digitaal bestand (CSV-bestand) én een digitale rapportage (PDF) waarin voor alle NS Business Cards per kaart alle gemaakte reizen zijn gespecificeerd. Het gaat daarbij om gegevens als: kaarthouder (naam), personeelsnummer, datum reis, soort reis, van station en naar station, klasse, daluur reductie, prijs (excl. en incl. BTW), standaard aan de kaart gekoppelde (SAP-) kostenplaatsnummer of (SAP-) ordernummer, kenmerk (= afwijkend kostenplaatsnummer of afwijkend ordernummer).
Deze kunnen opgevraagd worden bij Finance, medewerker K. Groels (E k.groels@maastrichtuniversity.nl; T 043 3884387). Het CSV-bestand wordt ook gebruikt om de kosten door te boeken.

Omstreeks de 25e van maand t ontvangt de UM een (vooralsnog) papieren factuur, een digitaal bestand (CSV-bestand) én een digitale rapportage (PDF) waarin voor alle NS-Business Cards per kaart alle gemaakte reizen in maand t-1 zijn gespecificeerd.
Na controle van de factuurspecificatie worden de kosten door Finance doorgeboekt (van het interne ordernummer waar de totale kosten van de factuur op zijn geboekt) naar de opgegeven kostenplaatsen en orders. Gebruikte kostensoort voor reiskosten: grootboekrekening 43360 Treinkaartjes / OV abonnementen. Als het goed is, zijn de kosten van de reizen gemaakt in bijvoorbeeld november, dus geboekt in december. 

Aan de hand van de factuurspecificatie (die door Finance, medewerker K. Groels, op verzoek zal worden verstrekt), kan worden gecontroleerd:

• Is check-out vergeten? De reiziger kan dit zelf alsnog doen op dezelfde dag. Als niet wordt uitgecheckt, wordt een correctietarief (variërend van € 10 tot € 65) door de NS in rekening gebracht.
• Is er sprake van oneigenlijk gebruik van de kaart? Bijvoorbeeld voor gebruik van Greenwheels, niet zakelijke reizen.
• Worden er geen reizen meer gemaakt door medewerkers die uit dienst zijn? Opmerking: bij uitdiensttreding zou de kaart moeten zijn ingenomen.
• Is er sprake van excessief gebruik bij persoonlijke kaarten?